7 dicas para controlar os documentos empresariais sem erros
Evite erros na gestão de seus documentos empresariais com as dicas de controle que separamos para você.
Priorizar o gerenciamento eficaz dos documentos empresariais é fundamental para a gestão e conformidade de uma empresa de logística.
Medidas simples nesse processo, como simplificar o acesso às informações e aprimorar as medidas de segurança, contribuem significativamente para o sucesso de uma empresa.
Para obter uma gestão documental completa, é necessário ter atenção a alguns fatores. Quer entender melhor sobre o controle de documentos empresariais?
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Confira o artigo completo a seguir!
Qual a importância do controle de documentos empresariais?
As empresas de logística lidam com um número significativo de documentos diariamente, muitos dos quais contêm informações valiosas.
Esses documentos variam de contratos com clientes e fornecedores a dados de registro, bem como registros referentes a estratégias e procedimentos internos.
O gerenciamento de documentos empresariais se refere a um conjunto de técnicas que facilitam o armazenamento e a organização dessa documentação.
Esse processo garante que os documentos possam ser facilmente localizados e descartados conforme os requisitos legais da organização.
O controle abrange uma série de ações realizadas para lidar com os arquivos físicos e digitais, seu objetivo principal é manter um sistema de arquivo organizado e garantir o cumprimento das normas legais.
Dicas para fazer o controle correto dos documentos empresariais
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Desenvolva um sistema de classificação estruturado
Para começar, a criação de um sistema de classificação bem definido é fundamental para o gerenciamento eficaz dos documentos.
Comece analisando os tipos de documentos com os quais sua organização lida e categorize-os de acordo.
Considere a possibilidade de usar uma convenção de nomenclatura padronizada e organizar os arquivos em pastas ou categorias lógicas.
Essa abordagem sistemática simplifica e promove a consistência na gestão, evitando documentos duplicados ou desatualizados.
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Digitalize seus documentos
Com o aumento das transformações digitais, é fundamental considerar a digitalização de arquivos para garantir o gerenciamento simplificado de documentos e a preservação correta das informações.
Para facilitar esse processo, aloque um porta-documentos para cada departamento para depositar os arquivos que precisam ser digitalizados e designe um horário específico do dia para essa atividade.
Se a sua empresa não tiver o equipamento de digitalização necessário, talvez valha a pena explorar a opção de alugar máquinas de uma empresa especializada.
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Dê atenção ao arquivamento de documentos físicos
Embora a digitalização de dados esteja se tornando cada vez mais essencial e presente nas empresas, a adaptação a essa abordagem pode levar algum tempo.
Nesse sentido, é possível que a empresa tenha que manter alguns documentos físicos até uma transição completa aos moldes digitalizados.
Além disso, é importante ter em mente que determinados arquivos precisam ser mantidos por períodos mais longos. Portanto, não é aconselhável negligenciar a organização de documentos físicos.
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Centralize os documentos
A transição para o gerenciamento eletrônico de documentos oferece vantagens significativas, como, por exemplo, maior facilidade na gestão e centralização de documentos.
Mas essa centralização deve ser prioridade tanto para documentos empresariais digitalizados quanto para físicos.
Categorize os documentos necessários para a sua empresa, especificando suas datas e finalidades.
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Controle a temporalidade dos documentos
É comum ver gerentes guardando documentos antigos por mais tempo do que o necessário.
Juntar documentos de anos atrás com documentos recentes também é um mau hábito.
Essa deficiência de gestão dificulta a busca pelos arquivos, fazendo com que a empresa perca tempo e até mesmo dinheiro se algum documento for extraviado.
Para evitar isso, é importante estar ciente dos prazos de retenção de documentos e fazer uma gestão de acordo. Cada documento deve ser guardado por períodos específicos.
Dessa forma, a empresa pode descartar os documentos corretamente após o término do período de armazenamento otimizando espaço e focando na gestão apenas o que é necessário ser gerenciado.
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Separe documentos com base na necessidade
Para um controle 100% efetivo, é fundamental criar uma lista de gerenciamento de documentos com base nas necessidades de gestão específicas.
Por exemplo, ainda existem documentos que precisam ser mantidos fisicamente, outros podem ser armazenados em um formato virtual, no entanto, há documentos que não precisam ser armazenados por muito tempo.
Essa ciência é essencial para otimizar o controle dos documentos empresariais.
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Faça a manutenção constante dos processos de controle
Para finalizar, é fundamental avaliar regularmente os processos para determinar se eles estão alinhados com o ambiente de negócios atual.
Nada é eterno em ambiente empresarial, a possibilidade de digitalização de documentos é uma prova disso.
Portanto, uma vez que tudo esteja bem estruturado e em ordem, continue apenas gerindo para evitar falhas no caminho.
Evite erros no controle de seus documentos empresariais com a Acessus Contabilidade!
Acreditamos que as dicas de gerenciamento de documentos mencionadas aqui serão valiosas para aprimorar as operações da sua empresa, não é mesmo?
Mas não vamos dizer que basta implementá-las! Você pode contar com o nosso apoio para ter maior eficiência no processo de controle de seus documentos empresariais.
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