O segredo para controlar as contas a pagar e receber de sua transportadora
Confira as nossas dicas de ouro de como controlar as contas a pagar e receber de sua transportadora
Toda empresa tem que pagar contas e receber pagamentos regularmente. O acompanhamento dessas entradas e saídas pode servir como um importante indicador financeiro, apresentando se a empresa tem mais dinheiro entrando do que saindo.
Como um pequeno empresário, você provavelmente será responsável por gerenciar tanto as contas a pagar quanto as contas a receber de sua empresa. E embora estas tarefas possam parecer assustadoras no início, elas não são tão complicadas quanto podem parecer.
Para controlar as contas a pagar e a receber de sua transportadora, é importante entender como cada tipo de conta afeta suas demonstrações financeiras.
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Aqui estão algumas dicas sobre como controlar as contas a pagar e receber de sua transportadora de forma eficaz para que você possa gerenciar melhor os custos e reduzir os riscos.
1 – Conheça a diferença entre contas a pagar e contas a receber
A conta a pagar é um relatório de responsabilidade em seu balanço patrimonial que representa o quanto sua empresa deve a seus fornecedores.
As contas a receber, por sua vez, são uma fonte de receita em sua demonstração de resultados que mostra quanto os clientes devem por serviços ou produtos fornecidos por sua empresa.
O descontrole dessas contas pode afetar significativamente seu fluxo de caixa e sua saúde financeira em geral.
2 – Não deixe de solicitar o comprovante de pagamento
Sempre solicite um comprovante de pagamento antes de fazer qualquer pagamento de fornecedor. Isto se aplica aos pagamentos feitos por cheque, débito direto, cartão de crédito ou transferência bancária.
Certifique-se de que o documento recebido de seu fornecedor tenha todas as informações necessárias, tais como o nome do fornecedor, a data da transação, o montante e o tipo de pagamento.
Você também deve solicitar um recibo para cada pagamento feito. Se você pagar on-line, deve sempre imprimir uma confirmação de pagamento.
Para garantir que você não pague por serviços já prestados, é fundamental recolher a documentação necessária que comprove que o pagamento foi feito. Você também deve verificar se as condições de pagamento foram cumpridas, se aplicável.
Se um fornecedor lhe disser que não pôde enviar o pagamento, você deve pedir uma explicação, tal como a causa do atraso ou outra data de pagamento esperada.
3 – Prepare um cronograma de pagamento e mantenha-se fiel a ele
Muitas empresas têm condições de pagamento com seus fornecedores, mas algumas não cumprem esses prazos. Se sua empresa tem um cronograma de pagamento rigoroso, isso o ajudará a evitar atrasos nos pagamentos.
Se você receber faturas a cada mês, planeje as datas em que você pagará essas faturas. Muitos de seus fornecedores enviam faturas uma vez por mês ou em um cronograma regular, portanto, planeje as datas em que você pagará a cada fornecedor.
4 – Verifique todas as suas faturas, boletos e notas fiscais
Você deve sempre certificar-se de examinar minuciosamente cada fatura antes de pagar a conta. Algumas empresas pagam seus fornecedores com base nas informações fornecidas na fatura, mesmo que essa fatura não inclua todas as informações exigidas.
Se você receber uma fatura, certifique-se de examinar cuidadosamente o documento e fazer as correções necessárias antes de aprovar o pagamento. Se você receber uma fatura eletronicamente, certifique-se de ler o documento.
Se você receber uma fatura por e-mail, certifique-se de imprimir a fatura e revisá-la cuidadosamente antes de aprovar o pagamento. Por exemplo, certifique-se de que cada fornecedor tenha inserido o nome e endereço corretos na fatura, e que a fatura inclua os impostos estaduais e federais aplicáveis.
5 – Utilize a automação para agilizar os processos
A automação em sua transportadora pode ajudá-lo a gerenciar contas a pagar e a receber, fornecendo uma única plataforma onde você pode gerenciar faturas e cronogramas de pagamento para vários fornecedores.
Embora você já possa rastrear suas contas a pagar manualmente, a automação pode ajudá-lo a economizar tempo e melhorar a eficiência.
A automação pode se integrar com seus outros sistemas financeiros – como seu software de contabilidade – para garantir que todos os dados de sua empresa estejam atualizados e precisos.
Por exemplo, quando um fornecedor lhe envia uma fatura, a automação pode sincronizar automaticamente essas informações com seu sistema financeiro para que você possa acompanhar o processo de pagamento.
E quando você faz pagamentos a fornecedores, a automação também pode atualizar automaticamente seu software de contabilidade com os detalhes da transação, incluindo a data de pagamento e o valor.
6 – Conte com uma contabilidade especializada
Uma contabilidade especializada será fundamental para que você garanta não só o controle de suas contas a pagar e a receber, como também o próprio controle financeiro.
Afinal, esses profissionais irão ajudá-lo com a gestão do seu fluxo de caixa, acompanhando todas as suas movimentações financeiras, bem como com uma gestão de custos efetiva, com a elaboração de relatórios financeiros, e muito mais.
Desse modo, você terá informações atualizadas sobre a situação real de sua transportadora, o que será essencial para que você mantenha o controle de suas finanças e uma gestão financeira eficiente.
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